viernes, 7 de noviembre de 2008

Generación 2008

Bienvenidos al Blog de la Especialidad de Secretariado Administrativo "Promoción 2008"


Aquí podrás conocer con mas detalles esta especialidad.





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El Rol de la Secretaria













La Secretaria es, principalmente, la cara de la empresa ya que, es ella la que tiene contacto con el público en general. Es tambien la mano confiable del Empleador.
Debe tener una buena presentación personal, buen léxico, empatía, personalidad.

Sus funciones principales son:
  • Tramitar correspondencia, su entrada y salida.
  • Recepción de documentos.
  • Atender llamadas telefónicas.
  • Atender al público.
  • Distintos avisos.
  • Archivo de documentos.
  • Cálculos elementales.
  • Informar sobre todo lo referente al departamento del que depende.
  • Estar al día de la tramitación de expedientes.
  • Tener actualizada la agenda, tanto telefónica como de direcciones.
  • Poseer conocimiento de los departamentos de las Administraciones Públicas con los que esté más relacionada la sección de que dependa.
  • Asimismo, tener conocimiento del manejo de maquinaria de oficina, desde calculadoras hasta fotocopiadoras, pasando por ordenadores personales y los programas informáticos que conllevan.

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¿Existe la secretaria perfecta?

La secretaria mejor, la más eficiente, la secretaria perfecta. El sueño ideal de una empresa, de todos los directivos de empresa. Pero ¿cómo lograr ser la secretaria perfecta? ¿hay cursos secretarias perfectas? ¿se aprende o se nace? ¿hace un jefe perfecto una secretaria eficiente o es una secretaria eficiente la que hace el jefe perfecto? Nuestra respuesta es que "es cosa de dos".

Una buena secretaria no es sólo aquella que sabe idiomas, atiende perfectamente el teléfono y las visitas, escribe cartas y cosas por el estilo... es algo más.


Consejos para tener una buena secretaria
  • El perfil de la secretaria perfecta: Todas las empresas de recursos humanos y de selección de personal saben de memoria: idiomas, ofimática (equipamiento hardware y software), relaciones humanas y públicas, protocolo, etc. Pero la secretaria perfecta es algo más y en esto vamos a centrarnos.

  • Secretaria = confianza: Una buena secretaria debe ser acreedora de la máxima confianza, y debilidades de la empresa. Su compromiso, fidelidad e identificación con la empresa y las personas que la dirigen debe ser total. Si se consigue la empatía y confianza total entre el jefe y secretaria, se está dando un paso de gigantes en multitud de facetas.

  • El tiempo es un recurso muy valioso: ”el arte de la agenda”: Para un alto directivo /a el tiempo es su recurso más escaso y valioso. Poder atender a los máximos temas posibles y hacerlo sin estrés y en "buena forma" es fundamental el apoyo de una secretaria intuitiva e inteligente. Hacer ganar tiempo a un alto directivo es un arte y requiere una atención permanente y total. Es preparar a tiempo toda la documentación para una reunión, es dar la excusa perfecta por teléfono y que el jefe no quede mal, Es saber lo que el jefe necesita, piensa y anticiparse a dárselo con la seguridad de no equivocarse.

  • Hacer valer la autoridad de su jefe: La secretaria tiene que ser la garantia de la ejecucion de cualquier reunion en la que se tomen decisiones, el seguimiento temporal la eficiencia con la que tiene que hacerlo es muy importnte,buenas formas, notas recordatorias espaciadas, llamada 24 horas antes de la fecha... . De esta manera, la mente del jefe podía descansar y ocuparse de cosas nuevas, sabiendo que su secretaria hacía un seguimiento perfecto para que se ejecutaran los temas tratados y acordados.

  • Saber estar: la imagen: La seretaria tiene que conseguir que todos respiren un aire positivo, tiene que recibir a las visitas con una encantadora sonrisa, saludar con un énfasis ¡muy bienvenido Sr. Tal! Su cordialidad, discrección, forma de vestir, elegancia, tiene que convertírla en la señora de la empresa. Respetada y se tiene que considerar como un baluarte absolutamente necesario, para crear un magnífico clima de confianza.

  • Aprender, cursos especializados: Una buena secretaria necesita aprender tanto como el jefe. Debe ponerse al día de todo lo que es importante en la empresa. Debe familiarizarse de cosas nuevas, aunque sean complejas llámese nanotecnología, biotecnología o terminología financiera especializada. Debe formarse continuamente, hacer cursos especializados y lo debe hacer en horarios extras, sin que afecte al normal desarrollo de cada día.