Una buena secretaria no es sólo aquella que sabe idiomas, atiende perfectamente el teléfono y las visitas, escribe cartas y cosas por el estilo... es algo más.
Consejos para tener una buena secretaria
- El perfil de la secretaria perfecta: Todas las empresas de recursos humanos y de selección de personal saben de memoria: idiomas, ofimática (equipamiento hardware y software), relaciones humanas y públicas, protocolo, etc. Pero la secretaria perfecta es algo más y en esto vamos a centrarnos.
- Secretaria = confianza: Una buena secretaria debe ser acreedora de la máxima confianza, y debilidades de la empresa. Su compromiso, fidelidad e identificación con la empresa y las personas que la dirigen debe ser total. Si se consigue la empatía y confianza total entre el jefe y secretaria, se está dando un paso de gigantes en multitud de facetas.
- El tiempo es un recurso muy valioso: ”el arte de la agenda”: Para un alto directivo /a el tiempo es su recurso más escaso y valioso. Poder atender a los máximos temas posibles y hacerlo sin estrés y en "buena forma" es fundamental el apoyo de una secretaria intuitiva e inteligente. Hacer ganar tiempo a un alto directivo es un arte y requiere una atención permanente y total. Es preparar a tiempo toda la documentación para una reunión, es dar la excusa perfecta por teléfono y que el jefe no quede mal, Es saber lo que el jefe necesita, piensa y anticiparse a dárselo con la seguridad de no equivocarse.
- Hacer valer la autoridad de su jefe: La secretaria tiene que ser la garantia de la ejecucion de cualquier reunion en la que se tomen decisiones, el seguimiento temporal la eficiencia con la que tiene que hacerlo es muy importnte,buenas formas, notas recordatorias espaciadas, llamada 24 horas antes de la fecha... . De esta manera, la mente del jefe podía descansar y ocuparse de cosas nuevas, sabiendo que su secretaria hacía un seguimiento perfecto para que se ejecutaran los temas tratados y acordados.
- Saber estar: la imagen: La seretaria tiene que conseguir que todos respiren un aire positivo, tiene que recibir a las visitas con una encantadora sonrisa, saludar con un énfasis ¡muy bienvenido Sr. Tal! Su cordialidad, discrección, forma de vestir, elegancia, tiene que convertírla en la señora de la empresa. Respetada y se tiene que considerar como un baluarte absolutamente necesario, para crear un magnífico clima de confianza.
- Aprender, cursos especializados: Una buena secretaria necesita aprender tanto como el jefe. Debe ponerse al día de todo lo que es importante en la empresa. Debe familiarizarse de cosas nuevas, aunque sean complejas llámese nanotecnología, biotecnología o terminología financiera especializada. Debe formarse continuamente, hacer cursos especializados y lo debe hacer en horarios extras, sin que afecte al normal desarrollo de cada día.
